Yritysten asiakastilaisuudet – oli kyse sitten uusasiakastapaamisesta, tuotelanseerauksesta tai vanhojen asiakkaiden kiitostilaisuudesta – ovat usein yrityksen käyntikortti, ja siksi asiakastilaisuuden tarjoilu kannattaa suunnitella yhtä huolella kuin itse ohjelma. Väärin mitoitettu tai väärään tilaisuuteen valittu tarjoilu jää helposti mieleen huonolla tavalla, vaikka esitys tai neuvottelu olisi mennyt hyvin.
Miksi asiakastilaisuuden tarjoilu on osa yrityksen viestiä
Tarjoilu ei ole asiakastilaisuudessa pelkkä välttämättömyys, vaan se viestii vieraille, miten paljon isäntä on panostanut tilaisuuteen. Huolimattomasti kasattu voileipätarjottimien rivistö kertoo eri tarinaa kuin harkittu, teemaan sopiva menu.
Monessa yrityksessä tämä tunnistetaan liian myöhään – tarjoilu tilataan viime tingassa ja lopputulos on sen mukainen. Kokenut pitopalvelu osaa usein myös neuvoa, millainen tarjoilu tukee tilaisuuden tavoitetta, olipa kyse rennosta verkostoitumistilaisuudesta tai muodollisesta neuvottelusta.
Tarjoilumuodon valinta tilaisuuden luonteen mukaan
Asiakastilaisuuksissa käytetään pääasiassa kolmea tarjoilumuotoa, ja valinta kannattaa tehdä tilaisuuden tarkoituksen, keston ja vierasmäärän mukaan.
Kahvitilaisuus sopii lyhyempiin tapaamisiin, joissa pääpaino on asialla eikä ruokailulla. Kahvi, tee ja suolaiset tai makeat leivonnaiset riittävät, kun tilaisuus kestää alle kaksi tuntia. Hintahaarukka liikkuu tyypillisesti 10–20 euron välillä henkilöä kohden.
Seisova pöytä tai buffet toimii hyvin, kun halutaan mahdollistaa vapaamuotoinen verkostoituminen ruokailun lomassa. Vieraat voivat liikkua, keskustella eri ihmisten kanssa ja käydä pöydässä oman aikataulunsa mukaan. Tämä on suosituin muoto keskikokoisissa, 30–60 hengen asiakastilaisuuksissa.
Pöytätarjoilu tai lautasruoka sopii muodollisempiin tilanteisiin, joissa halutaan istuttaa vieraat pöytiin ja tarjota selkeästi jäsennelty ateriakokonaisuus, esimerkiksi alkuruoka, pääruoka ja jälkiruoka. Tämä on tavallista esimerkiksi hallitusten kokousten yhteydessä tai kun vieraita on vähemmän ja tilaisuudelta halutaan arvokkaampi tunnelma.
Käytännön esimerkki: 40 hengen asiakastilaisuus
Tyypillinen tilanne on yritys, joka kutsuu noin 40 avainasiakasta iltapäivätilaisuuteen, jossa esitellään uusi tuote tai palvelu. Ohjelma kestää tunnin, jonka jälkeen on varattu aikaa verkostoitumiselle.
Tällaiseen tilaisuuteen toimii hyvin seisova pöytä, joka katetaan valmiiksi ohjelman aikana niin, että se on heti tarjolla, kun virallinen osuus päättyy. Buffetiin kannattaa valita muutama lämmin vaihtoehto, kylmiä suolaisia paloja sekä pieniä makeita – näin tarjoilu ei vaadi vieraita istumaan pitkäksi aikaa, vaan keskustelu jatkuu luontevasti seisten. Juomapuolella kannattaa varmistaa etukäteen, tarvitaanko anniskeluoikeutta, jos tilaisuudessa tarjoillaan viiniä tai kuohuvaa – pitopalvelu ei voi anniskella ilman erikseen haettua lupaa tilaisuuteen tai tilaan.
Yleinen virhe: tarjoilun mitoitus väärin
Yksi toistuva virhe asiakastilaisuuksien tarjoilussa on määrien alimitoitus. Moni ajattelee, että koska kyse on työtilaisuudesta eikä juhlasta, ihmiset syövät vähemmän. Todellisuudessa iltapäivä- ja aamupäivätilaisuuksissa nälkä on usein juuri silloin suurimmillaan, ja niukka tarjoilu näkyy nopeasti tyhjinä tarjottimina.
Nyrkkisääntönä seisovan pöydän kokonaisuudessa kannattaa laskea 6–8 palaa henkilöä kohden, jos kyseessä on kevyempi, ruokailun korvaava tarjoilu, ja enemmän, jos tilaisuus ajoittuu lounasaikaan eikä muuta ruokailua ole tarjolla. Seisovan pöydän mitoitus ja kustannukset noudattavat pitkälti samaa logiikkaa kuin häissä, vaikka tilaisuuden luonne on erilainen.
Myytti: kokoustarjoilu ja asiakastilaisuuden tarjoilu ovat sama asia
Yleinen väärinkäsitys on, että asiakastilaisuuden tarjoilu voidaan tilata samalla kaavalla kuin tavallinen kokoustarjoilu. Todellisuudessa asiakastilaisuudessa panostustaso on tyypillisesti korkeampi, koska kyse on ulkoisesta yleisöstä eikä oman henkilöstön arkisesta työpäivästä.
Kokoustarjoilussa riittää usein kahvi, vesi ja pieni suolainen tai makea pala, koska tilaisuus on lyhyt ja osallistujat tuttuja. Asiakastilaisuudessa sen sijaan kannattaa panostaa visuaalisesti näyttävämpään tarjoiluun, laadukkaampiin raaka-aineisiin ja monipuolisempaan valikoimaan, koska kyse on myös yrityksen imagosta ulospäin.
Erityisruokavaliot asiakastilaisuudessa
Kun vieraslista koostuu ulkopuolisista asiakkaista, erityisruokavalioiden kartoittaminen on huomattavasti hankalampaa kuin oman henkilöstön tilaisuuksissa. Kaikkia ei voi kysyä henkilökohtaisesti, joten turvallisin ratkaisu on suunnitella menu niin, että se kattaa yleisimmät tarpeet ilman erillisiä kyselyjä.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että buffetissa on aina mukana selkeästi merkitty gluteeniton ja vegaaninen vaihtoehto, ja laktoositon tai kasvisruoka toteutuu usein samalla annoksella. Gluteenittoman menun järjestäminen ei nykyään vaadi erillistä lisämaksua useimmilta pitopalveluilta, mutta siitä on hyvä mainita tilausvaiheessa, jotta valmistuksessa voidaan huomioida ristikontaminaation välttäminen.
Lähiruoka ja kotimaisuus asiakastilaisuuksissa
Yritysasiakkaat arvostavat yhä useammin, että tarjoilussa näkyy vastuullisuus ja kotimaisuus. Lähiruokaan panostaminen ei ole vain trendi, vaan monelle yritykselle myös osa omaa vastuullisuusviestintää – jos yritys itse puhuu kestävistä valinnoista, on ristiriitaista tarjota asiakkaille tuontiraaka-aineista koottua tarjoilua.
Lähiruokaan erikoistuneet pitopalvelut osaavat usein kertoa myös raaka-aineiden alkuperän vieraille, mikä toimii hyvänä keskustelunavaajana tilaisuudessa. Hyvää Suomesta -merkityt tuotteet ja sesongin mukaiset raaka-aineet ovat turvallinen valinta, kun halutaan yhdistää laatu ja vastuullisuus.
Tilaaminen ja tarjouspyynnön tekeminen
Asiakastilaisuuden tarjoilu kannattaa tilata vähintään pari viikkoa etukäteen, ja isommissa tilaisuuksissa mielellään kuukausi tai enemmän, jotta pitopalvelu ehtii varmistaa henkilöstön ja raaka-aineet. Tarjouspyynnössä kannattaa kertoa tarkasti vierasmäärä, tilaisuuden kesto, tarjoilumuoto sekä mahdolliset erityisruokavaliot, jotta tarjous on vertailukelpoinen muiden kanssa.
Selkeä tarjouspyyntö säästää molempien osapuolten aikaa ja vähentää väärinkäsityksiä, kun laskutus tehdään lopullisen tilauksen mukaan. Kannattaa myös muistaa, että yrityksen tilaama pitopalvelu ei oikeuta kotitalousvähennykseen – se koskee vain yksityishenkilön kotiin tilattua palvelua.
UKK
Kuinka paljon aikaa asiakastilaisuuden tarjoilun tilaamiseen kannattaa varata?
Pienempiin, alle 30 hengen tilaisuuksiin riittää usein viikko tai kaksi, mutta isommissa tai erikoisruokavalioita sisältävissä tilaisuuksissa kannattaa tilata vähintään kolme–neljä viikkoa etukäteen, jotta pitopalvelu ehtii varata henkilöstön ja raaka-aineet.
Tarvitaanko asiakastilaisuuteen anniskeluoikeus, jos tarjolla on kuohuviiniä?
Kyllä, jos tilaisuudessa tarjoillaan alkoholia maksutta tai osana pakettia julkisessa tai puolijulkisessa tilassa, tarvitaan tilaisuuskohtainen anniskelulupa, ellei tilalla ole jo voimassa olevaa anniskeluoikeutta – asia kannattaa selvittää pitopalvelun tai tilan kanssa hyvissä ajoin.
Sopiiko seisova pöytä vai pöytätarjoilu paremmin virallisempaan asiakastilaisuuteen?
Pöytätarjoilu sopii paremmin muodollisiin tilaisuuksiin, joissa halutaan korostaa arvokkuutta ja mahdollistaa rauhallinen keskustelu istuen, kun taas seisova pöytä on toimivampi valinta, jos tavoitteena on aktiivinen verkostoituminen useiden vieraiden kesken.
Yhteenveto
Asiakastilaisuuden tarjoilu kannattaa suunnitella aina tilaisuuden tavoitteen, keston ja vierasmäärän ehdoilla – ei valmiista kaavasta. Kun tarjoilumuoto, mitoitus ja erityisruokavaliot on mietitty etukäteen ja tarjouspyyntö tehty huolella, tarjoilu tukee tilaisuuden onnistumista sen sijaan, että se jäisi mieleen väärästä syystä.
