Food truck -pitopalvelu on noussut viime vuosina suosituksi tavaksi järjestää yritystapahtuman ruokailu erityisesti silloin, kun perinteinen pöytätarjoilu tuntuu liian raskaalta tai tilat eivät sovi seisovalle buffet-pöydälle. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä food truck -palvelun tilaaminen yritystapahtumaan käytännössä tarkoittaa, mitä siitä kannattaa sopia etukäteen ja millaisiin tilaisuuksiin ratkaisu sopii parhaiten.
Miksi food truck sopii yritystapahtumaan
Food truck tuo tapahtumaan rennon tunnelman, joka poikkeaa selvästi muodollisesta pöytätarjoilusta. Se toimii erityisen hyvin ulkotilaisuuksissa, pihajuhlissa, kesäpäivillä ja henkilöstötapahtumissa, joissa halutaan jotain mieleenpainuvaa perinteisen juhlabuffetin sijaan.
Monelle yritykselle food truck on myös käytännöllinen valinta: se ei vaadi erillistä keittiötilaa, ja ruoka valmistuu paikan päällä tuoreena. Tämä sopii hyvin esimerkiksi kesätapahtumiin, avoimien ovien päiviin tai asiakastilaisuuksiin, joissa vieraita saapuu ja poistuu eri aikoihin – ruokailu ei ole sidottu tiettyyn kellonaikaan samalla tavalla kuin istuva juhlamenu.
Millaisiin tilaisuuksiin food truck -catering sopii
Food truck ei ole yhden tilaisuustyypin ratkaisu, vaan sitä käytetään monenlaisissa yritystapahtumissa:
Henkilöstötapahtumat – kesäpäivät, pikkujoulujen ulko-osuus tai virkistyspäivä, jossa halutaan rento ja epämuodollinen tarjoilu.
Asiakastilaisuudet – messuosastot, tuotelanseeraukset ja avoimien ovien päivät, joissa food truck toimii samalla huomiota herättävänä elementtinä.
Vuosijuhlat ja yritystapahtumat suuremmalle vieasmäärälle – kun vieraita on 100–200 tai enemmän, useampi food truck rinnakkain nopeuttaa jonoja ja tarjoaa vaihtoehtoja.
Taloyhtiöiden ja yhteisöjen kesätapahtumat – naapurustotapahtumat ja pihajuhlat, joissa halutaan yksinkertainen mutta laadukas ratkaisu ilman erillistä tarjoiluhenkilökuntaa sisätiloissa.
Sen sijaan pieniin, muodollisiin kokouksiin tai kahvitilaisuuksiin food truck ei yleensä ole ensisijainen valinta – niihin sopii paremmin perinteinen kokoustarjoilu tai kahvipöytä sisätiloissa.
Käytännön asiat, jotka on sovittava etukäteen
Food truck -tilauksessa on enemmän logistisia yksityiskohtia kuin monessa muussa cateringmuodossa, ja juuri näistä yksityiskohdista syntyy tyypillisimmät ongelmat.
Sähkö ja vesi – suurin osa food truckeista tarvitsee joko oman generaattorin tai sähköliitännän tapahtumapaikalta. Tämä pitää selvittää jo tarjouspyyntövaiheessa, sillä kaikki tapahtumapaikat eivät tarjoa riittävää sähkötehoa.
Ajoreitti ja pysäköinti – auton pitää mahtua ja päästä paikalle, mikä ei ole itsestäänselvyys esimerkiksi kaupunkien keskusta-alueilla tai puistoissa. Tämä kannattaa tarkistaa tapahtumapaikan järjestäjän kanssa etukäteen.
Sääsuoja – Suomen kesäsäällä on tapana yllättää, joten varapaikka katoksen alle tai sisätiloihin kannattaa olla mietittynä etenkin heinä-elokuun tapahtumissa.
Anniskeluoikeudet – jos tapahtumaan halutaan tarjota alkoholia food truckin yhteydessä, tarvitaan erillinen tilapäinen anniskelulupa, jonka hakeminen vie aikaa. Tämä on hyvä huomioida jo useita viikkoja ennen tapahtumaa.
Ruoka-annosten määrä ja jonotusaika – yksi truck ehtii yleensä palvella noin 60–100 henkeä tunnissa annoksesta riippuen. Suuremmissa tapahtumissa, kuten festivaaleilla ja suurtapahtumissa, tilataan usein kaksi tai useampi truck rinnakkain, jotta jonot pysyvät kohtuullisina.
Hinnoittelu ja mitä hintaan sisältyy
Food truck -palveluiden hinnoittelu perustuu yleensä joko annoshintaan tai kokonaispakettiin, jossa on kiinteä tuntihinta plus annoskohtainen osuus.
Tyypillinen annoshinta yritystapahtumassa liikkuu noin 12–25 euron välillä riippuen ruokalajista – esimerkiksi burgerit ja tacot ovat halvempia toteuttaa kuin esimerkiksi äyriäis- tai riistaruoat. Tähän päälle tulee usein erillinen paikalletulomaksu, joka kattaa matkan, pystytyksen ja purun, tyypillisesti 150–400 euroa etäisyydestä riippuen.
Jos yritys haluaa tarjota ruoan ilmaiseksi henkilöstölle tai vieraille, on tavallista sopia kattohinta tai ennakkoon rajattu annosmäärä, jotta kulut pysyvät hallinnassa. Avoimen laskutuksen malli, jossa jokainen vieras maksaa itse, toimii puolestaan hyvin esimerkiksi messuilla tai yleisötapahtumissa.
Yleinen virhe: food truck ei ole ”helpompi” versio pitopalvelusta
Yleinen väärinkäsitys on, että food truck olisi kevyempi ja vaivattomampi vaihtoehto kuin perinteinen pitopalvelu, koska ”ruoka tulee vain autosta”. Todellisuudessa food truck -tilaisuus vaatii usein enemmän ennakkosuunnittelua kuin sisätiloissa järjestettävä buffet, koska mukaan tulee sähkö-, sää- ja logistiikkakysymyksiä, joita ei tarvitse miettiä valmiissa juhlatilassa.
Toinen yleinen virhe on tilata food truck liian myöhään. Suositut truckit varataan usein kuukausia etukäteen erityisesti kesäkuukausina, jolloin kysyntä on korkeimmillaan sekä yritystapahtumissa että häissä. Varaus kannattaa tehdä heti, kun tapahtuman ajankohta ja paikka ovat tiedossa.
Erityisruokavaliot food truck -tarjoilussa
Nykyään lähes kaikki ammattimaiset food truck -yrittäjät tarjoavat vähintään kasvis- ja gluteenittoman vaihtoehdon, sillä kuluttajien odotukset erityisruokavalioiden suhteen ovat kasvaneet merkittävästi viime vuosina. Tämä kannattaa silti aina varmistaa etukäteen, sillä pienemmässä keittiössä esimerkiksi vegaani- tai allergiaruoan valmistus erillään muusta ruoasta voi olla haastavampaa kuin täysikokoisessa keittiössä.
Jos tapahtumassa on kutsuvieraita, joiden ruokavaliorajoitukset tiedetään etukäteen, kannattaa nämä ilmoittaa truckin ylläpitäjälle viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa, jotta raaka-aineet ehditään hankkia.
Usein kysyttyä food truck -palvelusta yritystapahtumaan
Tarvitaanko food truckille aina sähköliitäntä tapahtumapaikalta?
Ei aina – monilla trucksseilla on oma generaattori, mutta tämä kannattaa varmistaa tilausvaiheessa, sillä kaikki eivät kuljeta omaa virtalähdettä mukanaan.
Kuinka monta vierasta yksi food truck ehtii palvella yritystapahtumassa?
Yleensä noin 60–100 henkeä tunnissa riippuen annoksesta. Suuremmissa tapahtumissa kannattaa tilata useampi truck rinnakkain jonotusaikojen lyhentämiseksi.
Voiko food truckin yhteydessä tarjoilla alkoholia?
Kyllä, mutta se edellyttää erillistä tilapäistä anniskelulupaa, jonka hakeminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.
Yhteenveto
Food truck on toimiva ja tunnelmaltaan rento vaihtoehto yritystapahtuman cateringiin, mutta se ei ole automaattisesti helpompi tai halvempi ratkaisu kuin perinteinen pitopalvelu. Onnistunut toteutus vaatii sähkön, pysäköinnin, sääsuojan ja mahdollisen anniskeluluvan huomioimista jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa.
Kun nämä käytännön asiat sovitaan etukäteen ja truck varataan riittävän ajoissa erityisesti kesäsesonkina, food truck voi olla erottuva ja toimiva valinta niin henkilöstötapahtumaan, asiakastilaisuuteen kuin suurempaan yritysjuhlaan.
