Henkilöstötapahtumien menusuunnittelu ratkaisee usein enemmän kuin ohjelma tai juhlapaikka, koska huonosti mitoitettu tai väärin ajoitettu ruoka näkyy heti juhlan tunnelmassa. Tämä artikkeli on tarkoitettu HR-vastaaville, tiimiesihenkilöille ja virkistystoimikunnille, jotka tilaavat ruoan kesäjuhliin, pikkujouluihin, tiimipäiviin tai saunailtoihin. Saat käytännön mallin, jolla valitset tarjoilumuodon, mitoitat määrät ja huomioit erityisruokavaliot ilman yllätyksiä laskussa.
Mistä henkilöstötapahtumien menusuunnittelu alkaa
Kokenut pitopalvelun keittiömestari kysyy ensin kolme asiaa: montako syöjää, mihin kellonaikaan ja mitä ruoan jälkeen tapahtuu. Menu rakentuu näiden ympärille, ei toisin päin.
Iltapäivän tiimipäivä, joka päättyy kello 16, tarvitsee kevyen lounaan ja iltapäiväkahvin. Kello 18 alkava pikkujoulu, jossa tanssitaan puoleenyöhön, vaatii täyttävän pääruoan ja myöhemmin tarjottavan iltapalan. Juuri tämä iltapala unohtuu usein. Kun juhla jatkuu yli neljä tuntia ruokailun jälkeen, pieni suolainen tarjoilu kuten lihapiirakat, karjalanpiirakat tai pizzapalat noin kello 22 pitää tunnelman tasaisena.
Ammattilainen aloittaa myös tilasta. Toimiston taukotilassa ei välttämättä ole lämpöhauteita, uunia eikä riittävästi sähköpistokkeita. Silloin menu kannattaa koota ruoista, jotka kestävät huoneenlämpöä tai tuodaan valmiiksi lämpölaatikoissa.
Tarjoilumuodon valinta tapahtuman luonteen mukaan
Henkilöstötapahtumissa yleisin valinta on buffet eli seisova pöytä. Se sopii 30-200 hengen juhliin, joissa ihmiset liikkuvat ja keskustelevat. Hintataso on tyypillisesti 40-80 €/hlö, kun mukana on alkupalat, kaksi lämmintä ruokaa ja jälkiruoka.
Lautastarjoilu tai pöytätarjoilu toimii, kun halutaan juhlavuutta, esimerkiksi yrityksen merkkivuosina tai palkitsemisillassa. Siihen liittyvistä erityispiirteistä kerrotaan lisää artikkelissa vuosijuhlan tilaustarjoilusta yrityksessä. Lautasmenu vaatii enemmän tarjoiluhenkilökuntaa, joten 60 hengen juhlassa tarvitaan helposti 4-6 tarjoilijaa.
Kesällä grilli on suomalaisen työpaikan klassikko. Pihalla toteutettava grilli-ilta toimii erityisesti tuotantolaitoksissa ja varastoilla, joissa juhlatilaa ei ole. Käytännön järjestelyistä voi lukea lisää artikkelista grilli-illan tarjoilu pitopalvelulta. Food truck on toinen vaihtoehto, kun halutaan rentoa tunnelmaa ja jonotus ei haittaa.
Saunailta on oma lajinsa. Siihen kuuluvat perinteisesti makkarat, savulohi, perunasalaatti ja ruisleipä, ja tarjoilu ajoitetaan löylyjen väliin eikä kaikille samaan aikaan.
Myytti: buffet on aina edullisin vaihtoehto
Moni tilaaja olettaa, että seisova pöytä on automaattisesti halvempi kuin lautasruoka. Näin ei aina ole. Buffetissa ruokaa valmistetaan enemmän, koska jokaisen ruokalajin pitää riittää viimeiselle jonottajalle, ja hävikki on suurempi.
Lautasruoassa annoskoko on tarkka. Kolmen ruokalajin juhlamenu voi 40 hengen tilaisuudessa päätyä samaan hintaan kuin runsas buffet, kun buffetin raaka-ainemäärä ja lautasmenun lisähenkilöstö lasketaan rinnakkain. Ero syntyy lähinnä yli 80 hengen juhlissa, joissa tarjoiluhenkilöstön määrä alkaa painaa laskussa.
Määrät, ajoitus ja erityisruokavaliot
Buffetissa lasketaan yleensä noin 400-500 grammaa ruokaa henkilöä kohti, kun alkupalat, lämpimät ruoat ja lisukkeet lasketaan yhteen. Jos tapahtumassa tarjoillaan alkoholia ja juhla kestää myöhään, määrä kannattaa pitää haarukan yläpäässä.
Erityisruokavaliot ovat henkilöstötapahtumissa arkea. Satahenkisessä työyhteisössä on lähes aina gluteenitonta, laktoositonta ja kasvisruokaa tarvitsevia, usein myös vegaaneja ja pähkinäallergikkoja. Kokenut tilaaja kerää tiedot ilmoittautumislomakkeella vähintään kaksi viikkoa ennen juhlaa ja välittää ne pitopalvelulle nimettöminä lukumäärinä.
Tässä kohtaa standardineuvo ei aina päde. Jos yli kolmannes osallistujista tarvitsee erityisruokavaliota, erillisten annosten valmistaminen on kömpelöä. Parempi ratkaisu on rakentaa koko buffet gluteenittomaksi ja laktoosittomaksi ja lisätä mukaan yksi vegaaninen pääruoka, esimerkiksi juurespaistos tai kikhernecurry. Vakavat allergiat, kuten pähkinäallergia, vaativat silti aina erikseen merkityn ja pakatun annoksen.
Sesongit vaikuttavat sekä hintaan että saatavuuteen. Pikkujoulukausi marras–joulukuussa ja kesäjuhlat kesäkuussa ovat pitopalveluille kiireisimpiä aikoja, joten tunnetuimmat toimijat Helsingissä, Tampereella ja Turussa varataan usein jo elo–syyskuussa. Syksyllä menuun sopivat kotimaiset sienet, riista ja juurekset, keväällä parsa ja uudet perunat.
Askel askeleelta toimiva tilausprosessi
Selkeä järjestys säästää sekä aikaa että rahaa. Näin etenee tyypillinen tilaus:
1. Lukitse päivämäärä, osallistujamäärän arvio ja budjetti per henkilö 2-3 kuukautta etukäteen.
2. Selvitä tilan keittiövarustus, sähkö ja mahdollinen anniskeluluvan tarve.
3. Pyydä tarjous 2-3 pitopalvelulta samoilla tiedoilla.
4. Kerää erityisruokavaliot ilmoittautumisen yhteydessä.
5. Vahvista lopullinen määrä pitopalvelun ilmoittamaan päivään mennessä, yleensä 5-7 päivää ennen.
Tarjouspyynnön sisällöstä löytyy tarkempi ohje artikkelista pitopalvelun tarjouspyyntö – mitä siinä tulee olla.
Alkoholin osalta kannattaa muistaa ero: jos yritys tarjoaa juomat ilmaiseksi omissa tiloissaan, anniskelulupaa ei yleensä tarvita. Jos pitopalvelu myy juomia osallistujille, sillä täytyy olla voimassa oleva anniskelulupa kyseiseen tilaisuuteen.
Yleisimmät virheet henkilöstötapahtuman menussa
Ensimmäinen virhe on mitoittaa ruoka ilmoittautuneiden mukaan, vaikka kokemus näyttää, että henkilöstötapahtumissa 5-10 % ilmoittautuneista jää pois. Pitopalvelu laskuttaa vahvistetun määrän, joten liian aikaisin lukittu ylisuuri luku maksaa turhaan.
Toinen virhe on liian kunnianhimoinen menu tilaan nähden. Lämpimänä tarjottava härkäfileepaisti kuulostaa hyvältä, mutta toimiston taukotilassa ilman uunia se muuttuu nopeasti haaleaksi. Menu valitaan tilan ehdoilla.
Kolmas virhe on unohtaa kahvi. Suomalaisessa työyhteisössä juhlakahvi ja jotain makeaa ovat lähes pakollisia, ja niiden puuttuminen huomataan. Kahvitarjoilu maksaa tyypillisesti 10-20 €/hlö kakun tai kahvileivän kanssa.
UKK
Kuinka paljon henkilöstötapahtuman menu maksaa per henkilö?
Kevyt lounas tai kokousruokailu maksaa noin 15-25 €/hlö, juhlabuffet 40-80 €/hlö ja kolmen ruokalajin lautasmenu tarjoiluineen usein 70-120 €/hlö. Hintaan vaikuttavat erityisesti tarjoiluhenkilökunta, kuljetus ja astiavuokra.
Kuinka aikaisin pikkujoulujen tarjoilu pitää varata?
Marras–joulukuun perjantait ja lauantait varataan usein jo elo–syyskuussa. Arkipäivät ja tammikuun ”uuden vuoden juhlat” ovat helpompia ja joskus edullisempia.
Miten erityisruokavaliot kannattaa ilmoittaa pitopalvelulle?
Lukumäärinä ruokavalioittain, esimerkiksi 6 gluteenitonta, 4 vegaania ja 1 pähkinäallergikko. Vakavista allergioista kannattaa mainita erikseen, jotta annos pakataan ja merkitään omanaan.
Hyvän menun ydin: tila, aikataulu ja ihmiset
Onnistunut henkilöstötapahtuman menu syntyy, kun ruoka sovitetaan tilaan, juhlan kestoon ja osallistujiin. Varaa sesonkiajat ajoissa, kerää erityisruokavaliot ilmoittautumisen yhteydessä ja vahvista lopullinen määrä vasta viikkoa ennen. Viimeinen vinkki: pyydä pitopalvelulta aina iltapala-ehdotus, jos juhla jatkuu yli neljä tuntia ruokailun jälkeen.