Kun juhliin on tulossa 60 vierasta ja sähköpostissa odottaa kolme tarjousta kolmessa eri muodossa, pitopalvelujen vertailu alkaa helposti tuntua arvaamiselta. Tämä opas näyttää, miten vertailet pitopalveluja järjestelmällisesti niin, että hinta, ruoan laatu ja yrityksen luotettavuus näkyvät rinnakkain. Ohjeet sopivat hääparille, ristiäisiä suunnittelevalle perheelle ja yrityksen tilaisuusvastaavalle. Hyödyt ovat suoria: vältät piilokulut, säästät aikaa ja löydät kumppanin, johon voi luottaa myös seuraavissa juhlissa.
Mitä pitopalvelu tekee – ja mitä ei
Ennen vertailua kannattaa tietää, mitä oikeastaan vertaa. Pitopalvelu on erikoistunut cateringiin: ruoka valmistetaan omassa keittiössä ja tuodaan sinne, missä juhlat pidetään. Paikka voi olla seurakuntatalo, kesämökki, toimiston neuvotteluhuone tai vuokrattu lato Pohjanmaalla.
Ravintolan vakituinen ruokailu, juhlatilojen vuokraus ja olutravintolat ovat eri palveluita, ja niitä vertaillaan omissa palveluissaan. Osa pitopalveluista tarjoaa myös tilan, mutta suurin osa ei. Jos tila puuttuu vielä, se kannattaa varata ensin, koska keittiövarustus vaikuttaa siihen, mitä pitopalvelu voi paikan päällä tehdä.
Aloita tarpeesta, ei hinnasta
Kokenut tilaisuuden järjestäjä kirjoittaa ensin yhden sivun kuvauksen juhlista ja vasta sitten pyytää tarjouksia. Kun kaikki pitopalvelut saavat saman kuvauksen, tarjouksia voi verrata keskenään. Muuten yksi tarjoaa lohialkupalan ja härkäfileepaistin lautasilla, toinen kahvileivät ja kolmas grillibuffetin, eikä vertailu onnistu.
Kuvaukseen kuuluvat ainakin nämä:
Tilaisuuden tyyppi ja ajankohta – esimerkiksi häät 15.8. kello 15-23 tai muistotilaisuus arkipäivänä kello 13.
Vierasmäärä – arvio ja ilmoitettu yläraja, esimerkiksi 70-80 henkeä.
Tarjoilumuoto – seisova pöytä, lautastarjoilu, kahvitilaisuus vai juhlamenu 3-5 ruokalajilla.
Erityisruokavaliot – gluteeniton, laktoositon, vegaani, pähkinäallergia ja vieraiden määrä kussakin ryhmässä.
Paikka ja olosuhteet – keittiö, kylmätilat, astiat, sähkö ja ajomatka.
Tarkempi muistilista löytyy oppaasta pitopalvelun tarjouspyynnön sisällöstä. Tarjouksia kannattaa pyytää 3-4 yritykseltä. Kahdesta ei saa kunnollista vertailupohjaa, ja kuudesta tulee jo työlästä.
Näin vertailet pitopalveluja samalla mittarilla
Ammattilainen purkaa jokaisen tarjouksen samaan taulukkoon: ruoka per henkilö, astiat ja liinat, tarjoiluhenkilökunta, kuljetus, astioiden nouto ja tiski sekä arvonlisävero. Vasta tämän jälkeen hinnat ovat vertailukelpoisia.
Suuntaa-antavat hintatasot auttavat tunnistamaan poikkeamat. Kahvitilaisuus maksaa yleensä 10-20 €/hlö, lounasruokailu 15-25 €/hlö, juhlabuffet 40-80 €/hlö ja häämenukokonaisuus 80-150 €/hlö. Helsingissä ja Espoossa hinnat ovat usein haarukan yläpäässä, pienemmillä paikkakunnilla alempana. Kuljetuskulut voivat kuitenkin kasvaa, jos juhlapaikka on syrjässä.
Hinnan lisäksi vertaillaan joustavuutta. Montako päivää ennen juhlia lopullisen vierasmäärän voi vielä ilmoittaa? Tyypillinen raja on 5-10 päivää. Peruutusehdot, ennakkomaksun suuruus ja menukokeilun mahdollisuus kertovat paljon siitä, miten yritys hoitaa asiakassuhteensa. Häissä maistatus on erityisen hyödyllinen, ja siitä kerrotaan lisää artikkelissa hääparin menukokeilusta.
Myytti: halvin hinta per henkilö tarkoittaa halvinta juhlaa
Tämä on vertailun yleisin harha. Esimerkiksi hääpari Hämeenlinnasta saa kaksi tarjousta 80 vieraan juhliin. Pitopalvelu A pyytää 62 €/hlö ja pitopalvelu B 74 €/hlö. A näyttää selvästi edullisemmalta.
A:n hinta ei kuitenkaan sisällä astioita (5 €/hlö, yhteensä 400 €), kolmea tarjoilijaa seitsemäksi tunniksi (noin 40 €/h, yhteensä 840 €) eikä kuljetusta (150 €). Kokonaisuus on 6 350 euroa eli noin 79 €/hlö. B:n hintaan kaikki sisältyy, ja lopullinen summa on 5 920 euroa. Kallein yksikköhinta oli siis halvin vaihtoehto.
Myös toisin päin voi käydä. Jos juhlapaikalla on omat astiat ja sukulaiset hoitavat tarjoilun, pelkän ruoan hinta ratkaisee. Hintarakenteen osista on oma artikkelinsa: pitopalvelun hinnoittelu ja sen osat.
Luotettavuuden tarkistus: omavalvonta, Oiva ja suositukset
Ruoan laatua ei voi arvioida tarjouksen perusteella, mutta yrityksen perusasiat voi tarkistaa. Pitopalvelun keittiön on oltava ilmoitettu elintarvikehuoneisto, ja yrityksellä on oltava omavalvontasuunnitelma. Henkilökunnalla, joka käsittelee helposti pilaantuvia elintarvikkeita, pitää olla hygieniapassi. Ruokaviraston Oiva-järjestelmän tarkastusraportit ovat julkisia, joten hymiöarvosanan voi katsoa itse.
Kylmäketju on se kohta, jossa kesäjuhlissa useimmiten tulee ongelmia. Heinäkuussa pihateltassa graavilohi ja kermaiset salaatit eivät kestä tuntikausia pöydällä. Hyvä pitopalvelu kertoo pyytämättä, miten ruoka kuljetetaan, kauanko se saa olla tarjolla ja mitä tehdään ylijäämille.
Jos juhlissa tarjoillaan alkoholia pitopalvelun kautta, yrityksellä täytyy olla anniskelulupa ja tilaisuudesta on tehtävä ilmoitus lupaviranomaiselle. Tämä on syytä selvittää ajoissa. Arvostelut ja pisteet muilta asiakkailta auttavat, mutta kannattaa lukea mieluummin kirjoitetut kommentit kuin pelkkä keskiarvo. Kolme mainintaa myöhästelystä painaa enemmän kuin yksi kehu ruoasta.
Yleisimmät virheet pitopalvelun valinnassa
Liian myöhäinen yhteydenotto. Juhannuksen ja elokuun lauantait varataan suosituissa pitopalveluissa usein 9-12 kuukautta etukäteen. Kesähäiden tarjoukset kannattaa pyytää viimeistään edellisenä syksynä. Muistotilaisuudet ovat poikkeus, koska niitä ei voi suunnitella pitkälle etukäteen. Siksi hautajaisiin erikoistuneet pitopalvelut pystyvät usein toimittamaan tarjoilun 1-2 viikon varoitusajalla.
Erityisruokavaliot sovitaan vasta viime hetkellä. Gluteeniton tai vegaaninen vaihtoehto ei ole lisäpalvelu, jonka voi lisätä tilaukseen viikkoa ennen juhlia. Keliakiaa sairastavalle ristikontaminaation estäminen on tärkeämpää kuin itse resepti. Kysy, valmistetaanko erityisruoat erikseen ja merkitäänkö ne buffetpöytään.
Sanallinen sopimus. Kaikki sovittu kirjataan tilausvahvistukseen: menu, vierasmäärä, aikataulu, henkilökunta ja ehdot. Jos jokin myöhemmin muuttuu, muutos vahvistetaan sähköpostilla.
UKK
Kuinka monta pitopalvelua kannattaa kilpailuttaa?
Kolme tai neljä riittää useimpiin juhliin. Lähetä kaikille sama tarjouspyyntö, jotta vastaukset ovat vertailukelpoisia.
Voiko pitopalvelun hinnasta saada kotitalousvähennyksen?
Yksityishenkilö voi saada vähennystä työn osuudesta silloin, kun työ tehdään kotona, esimerkiksi tarjoilusta omassa kodissa. Ruoka, raaka-aineet ja kuljetus eivät ole vähennyskelpoisia. Pyydä laskulle työn osuus erikseen.
Onko pieni paikallinen pitopalvelu riskialttiimpi kuin iso yritys?
Ei välttämättä. Pieni yritys vastaa usein itse jokaisesta juhlasta, ja sen menuissa on enemmän lähiruokaa, kuten järvikalaa, sieniä ja marjoja. 300 vieraan tilaisuudessa isommalla yrityksellä on kuitenkin yleensä enemmän henkilökuntaa ja kalustoa. Valitse yritys juhliesi koon mukaan.
Lopuksi: valitse kumppani, älä pelkkää menua
Hyvä vertailu etenee kolmessa vaiheessa. Ensin kirjoitetaan tarkka tarjouspyyntö, sitten kokonaishinnat lasketaan samalla tavalla ja lopuksi tarkistetaan luotettavuus Oiva-raportista ja asiakaspalautteista. Kun kaksi vaihtoehtoa on hinnaltaan lähellä toisiaan, ratkaisevaa on usein se, kumpi vastasi kysymyksiin nopeammin ja tarkemmin. Se kertoo hyvin, miten yritys toimii itse juhlapäivänä.