Pitopalvelun kanta-asiakkuus kannattaa, kun yritys tilaa kokoustarjoilua joka kuukausi tai perhe juhlii vuoden mittaan ristiäisiä, valmistujaisia ja merkkipäiviä. Samalta pitopalvelulta tilaaminen säästää rahaa, ja vielä enemmän se säästää vaivaa. Tilaukset sujuvat nopeammin, erityisruokavaliot ovat valmiiksi tiedossa ja hinnasta voi neuvotella. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten kanta-asiakkuus toimii yrityksille ja perheille, mitä siitä kannattaa sopia ja milloin siitä ei ole hyötyä.
Mitä pitopalvelun kanta-asiakkuus käytännössä tarkoittaa
Useimmilla suomalaisilla pitopalveluilla ei ole kanta-asiakasohjelmaa korttia ja pisteitä myöten. Kanta-asiakkuus on yleensä sopimus tai vakiintunut käytäntö, jossa sama yhteyshenkilö hoitaa tilaukset ja hinnat ovat ennalta sovitut. Yrityksillä taustalla on usein kirjallinen puitesopimus. Perheillä kyse on useimmiten luottamuksesta, joka on syntynyt kahden tai kolmen onnistuneen juhlan aikana.
Kokenut pitopalveluyrittäjä katsoo kanta-asiakkaassa ensin, miten säännöllisiä ja ennustettavia tilaukset ovat. Raaka-aineiden hankintaa ja henkilöstöä on helppo suunnitella, jos kokoustarjoilu 20 hengelle tilataan joka tiistai. Siksi alennuksia saa helpommin tasaisista tilauksista kuin yksittäisestä suuresta juhlasta.
Yrityksen kanta-asiakassopimus ja sen sisältö
Kanta-asiakkuuden hyödyt näkyvät nopeimmin yrityksillä. Tyypillisesti tilataan aamukahvia ja kokoustarjoilua viikoittain, lounasruokailua koulutuspäiviin, asiakastilaisuus pari kertaa vuodessa sekä vuosijuhlat tai pikkujoulut. Kun nämä kootaan saman cateringpalvelun alle, yrityksen tilaisuusvastaavan ei tarvitse pyytää jokaisesta tarjousta erikseen.
Hyvässä puitesopimuksessa on vakiohinnat yleisimmille kokonaisuuksille, esimerkiksi kahvitilaisuus 10-14 €/hlö ja kokouslounas 16-22 €/hlö. Lisäksi siihen kirjataan tilausten vähimmäisvarausaika, peruutusehdot ja toimitusmaksut. Pääkaupunkiseudulla toimitusmaksu on usein 20-50 € kerralta. Kanta-asiakas voi neuvotella sen pois tai sopia ilmaisesta toimituksesta tietyn tilauskoon ylittyessä. Tilauskäytännöistä kerrotaan tarkemmin artikkelissa yrityksen kokoustarjoilu ja tilauskanavat.
Tyypillinen esimerkki on tamperelainen asiantuntijayritys, jossa on 60 työntekijää. Se tilaa joka kuukausi kaksi kokousaamiaista ja yhden koulutuspäivän lounaan. Kun yritys keskittää tilaukset yhdelle pitopalvelulle, se saa tyypillisesti 5-10 % alennuksen listahinnoista ja ilmaiset toimitukset. Vähintään yhtä tärkeää on, että keittiö tietää valmiiksi kolmen keliaakikon ja kahden vegaanin ruokavaliot. Tilaajan ei tarvitse muistuttaa niistä joka kerta.
Perheen kanta-asiakkuus juhlasta toiseen
Perheiden kanta-asiakkuus syntyy hitaammin, ja sen arvo on muualla kuin hinnassa. Esimerkiksi ristiäiset keväällä, ylioppilasjuhlat kolmen vuoden päästä ja isovanhemman 80-vuotispäivät. Kun sama juhlapalvelu hoitaa ne kaikki, keittiö muistaa perheen maun: suolaisen piirakan täyte, lohikiusauksen suola ja kakku, jonka mummo kehui viimeksi.
Perheelle tärkein hyöty on varausjärjestys. Suomessa ylioppilasjuhlat ja hääkausi juhannuksesta elokuuhun ruuhkauttavat pitopalvelut. Pienemmillä paikkakunnilla, kuten Ylöjärvellä tai Kangasalla, suosituimmat yrittäjät ovat täynnä jo helmi-maaliskuussa. Vanha asiakas saa usein paikan, vaikka uusi asiakas joutuisi etsimään toisen palvelun.
Muistotilaisuus on poikkeus. Hautajaisia ei voi suunnitella etukäteen, ja aikaa on yleensä 2-3 viikkoa. Silloin perheen tuttu pitopalvelu on korvaamaton, koska kenenkään ei tarvitse surun keskellä vertailla tarjouksia ja selittää alusta asti, millaisia kahvileipiä suku odottaa.
Myytti: kanta-asiakas saa aina halvimman hinnan
Yleinen oletus on, että uskollisuus palkitaan aina alhaisemmalla hinnalla. Käytännössä näin ei ole. Ruoan osuus pitopalvelun hinnasta on tyypillisesti 30-40 %, ja loput kuluu työhön, kuljetukseen ja kalustoon. Jos kanta-asiakkaan tilaukset ovat pieniä ja satunnaisia, vaikkapa 8 hengen kahvitus kahdesti vuodessa, alennukselle ei ole kustannusperustetta. Hintarakenteesta kerrotaan lisää artikkelissa pitopalvelun hinnoittelu ja mistä se koostuu.
Kanta-asiakkuus maksaa itsensä takaisin muuten: virheitä sattuu vähemmän, asiakas saa joustoa viime hetken muutoksiin ja yhteyshenkilö tuntee tilaisuudet. Jos 40 hengen buffet onnistuu ensimmäisellä kerralla, se on arvokkaampaa kuin 3 euron säästö per henkilö.
Näin rakennat toimivan kanta-asiakassuhteen
Ammattilainen aloittaa koetilauksesta, ei pitkästä sopimuksesta. Sopiva järjestys yritykselle on tämä:
- Tilaa 2-3 pienempää tarjoilua eri pitopalveluilta ja vertaile laatua, täsmällisyyttä ja viestintää.
- Kokoa vuoden arvioitu tilausmäärä: tilaisuudet, henkilömäärät ja tarjoilumuodot.
- Pyydä tämän perusteella tarjous puitesopimuksesta ja kirjaa siihen vakiohinnat sekä hintojen tarkistusajankohta.
- Toimita keittiölle kirjallinen lista vakiintuneista erityisruokavalioista ja päivitä sitä henkilöstön vaihtuessa.
- Pidä vuosittain palautepalaveri, jossa käydään läpi onnistumiset ja ongelmat.
Varmista kumppania valitessasi perusasiat. Yrityksellä pitää olla elintarvikehuoneistoilmoitus tehtynä, omavalvontasuunnitelma ja Oiva-raportti näkyvillä, henkilökunnalla hygieniapassit ja kylmäketju hallussa myös kuljetuksen aikana. Jos tilaisuuksissa tarjoillaan alkoholia, tarkista, miten anniskeluoikeus hoidetaan. Tarkempi tarkistuslista löytyy artikkelista pitopalvelun valinta ja luotettavan kumppanin löytäminen.
Yleisimmät virheet kanta-asiakkuudessa
Sopimus ilman hintojen tarkistusehtoa. Raaka-aineiden hinnat ovat heiluneet viime vuosina voimakkaasti. Jos sopimukseen ei ole kirjattu, milloin ja kuinka paljon hintoja voidaan nostaa, pitopalvelu saattaa vuoden lopulla laskuttaa 15 % enemmän ilman ennakkovaroitusta.
Liika luottamus rutiiniin. Kun kaikki on sujunut kaksi vuotta, tilaaja lakkaa tarkistamasta tilausvahvistuksia. Juuri silloin uusi pähkinäallerginen työntekijä jää listalta pois tai 25 hengen tilaus kirjautuu 15 hengen tilaukseksi. Kanta-asiakkaankin kannattaa lukea vahvistus joka kerta.
Kaiken keskittäminen yhdelle toimijalle. Pieni kahvitarjoiluihin erikoistunut pitopalvelu hoitaa viikoittaiset kokouskahvit erinomaisesti, mutta 250 hengen asiakastilaisuus voi ylittää sen kapasiteetin. Vastaavasti suuri cateringyritys ei välttämättä ota kannattavana vastaan 6 hengen aamupalaa. Monelle yritykselle sopii parhaiten kaksi kanta-asiakkuutta: toinen arkeen ja toinen isoihin juhliin.
Kotitalousvähennys ja muut rahakysymykset perheille
Yksityishenkilö voi tietyissä tilanteissa hakea kotitalousvähennystä pitopalvelun työn osuudesta, kun tarjoilutyö tehdään omassa kodissa tai vapaa-ajan asunnolla. Ruoka, raaka-aineet ja matkakulut eivät ole vähennyskelpoisia, joten työn osuuden pitää näkyä laskussa erikseen. Kanta-asiakkaan on helppo pyytää tällainen erittely vakiokäytännöksi. Tarkista voimassa olevat ehdot ja omavastuu Verohallinnon sivuilta ennen juhlaa.
Tilaisuudet juhlatiloissa, kuten seurakuntasalissa tai vuokratussa kartanossa, eivät oikeuta vähennykseen. Tämä yllättää monet perheet valmistujaisten jälkeen.
UKK
Kuinka monta tilausta tarvitaan, jotta pitopalvelu tarjoaa kanta-asiakasehtoja?
Yrityksille puitesopimuksesta on yleensä hyötyä, kun tilauksia on vähintään 10-12 vuodessa tai tilausarvo on yli 3 000-5 000 €. Perheille vakiintunutta asiakkuutta ei määritellä sopimuksella, mutta toinen tai kolmas juhla saman yrittäjän kanssa tuo yleensä jo etusijaa varauksiin.
Voiko pitopalvelun puitesopimuksesta irtautua kesken kauden?
Yleensä voi, jos sopimuksessa on irtisanomisaika, tavallisesti 1-3 kuukautta. Lue sopimuksesta erityisesti kohdat, joissa luvataan vähimmäistilausmäärä. Jos sitoumus jää täyttymättä, alennuksia voidaan periä takaisin.
Onko kanta-asiakkaalla oikeus menukokeiluun ilmaiseksi?
Ei automaattisesti. Moni pitopalvelu antaa kuitenkin vakiintuneelle asiakkaalle maistiaiset uusista ruokalajeista veloituksetta tai hyvittää maistiaisten hinnan, jos varsinainen tilaus tehdään.
Yhteenveto ja viimeinen vinkki
Pitopalvelun kanta-asiakkuus on parhaimmillaan yhteistyötä, jossa keittiö tuntee tilaajan tarpeet ja tilaaja tietää, mitä saa. Yritykselle sen hyöty on ennustettavuus ja vähäisempi hallinnointityö. Perheelle se tarkoittaa varmuutta ruuhkakaudella ja tuttua makua juhlasta toiseen.
Kirjaa jokaisen onnistuneen tilaisuuden jälkeen ylös henkilömäärä, menu, ylijäämän määrä ja vieraiden palaute. Kolmen tilaisuuden jälkeen sinulla on aineisto, jonka avulla voit neuvotella seuraavan sopimuksen tai hienosäätää perheen juhlamenun.