Pitopalvelun kuljetus ja toimitusaika ratkaisevat usein enemmän kuin itse menu: täydellinen lohipiirakka ei pelasta juhlaa, jos se saapuu puoli tuntia vieraiden jälkeen tai on seissyt lämpimässä pakettiautossa tunnin. Tämä artikkeli on hääparille, valmistujaisia suunnittelevalle perheelle ja yrityksen tilaisuusvastaavalle, joka haluaa tietää, milloin ruoan pitää olla paikalla, mitä kuljetus maksaa ja miten toimitusaika sovitaan niin, ettei juhlapäivänä tarvitse soitella perään.
Pitopalvelu eroaa ravintolasta siinä, että ruoka tuodaan asiakkaan valitsemaan paikkaan, oli se seurakuntatalo, kesämökki tai toimiston neuvotteluhuone. Siksi logistiikka on osa palvelua eikä mikään sivuseikka.
Milloin ruoan pitää olla perillä?
Ammattilainen laskee toimitusajan taaksepäin tarjoilun alusta. Kylmä buffet, kuten graavilohi, salaatit ja voileipäkakku, tuodaan yleensä 45-90 minuuttia ennen tarjoilun alkua. Silloin pöydät ehditään kattaa rauhassa, mutta ruoka ei ehdi lämmetä.
Lämpimät ruoat ovat tarkempia. Jos härkäfileepaisti ja perunagratiini tulevat lämpölaatikoissa, sopiva saapumisaika on 20-40 minuuttia ennen tarjoilua. Pitopalvelut, jotka viimeistelevät ruoan paikan päällä, saapuvat taas 1,5-3 tuntia etukäteen, koska uunien lämmitys ja kastikkeiden teko vievät aikaa.
Kahvitilaisuudessa marginaali on väljempi. Kahvileivät, pullat ja kakku voidaan tuoda tunti etukäteen, mutta kermakakku kannattaa pitää jääkaapissa viimeiseen asti. Kahvi keitetään aina paikan päällä tai tuodaan termoksissa 15-30 minuuttia ennen.
Pitopalvelun kuljetus ja ruokaturvallisuus
Ruokaviraston ohjeiden mukaan kylmät ruoat säilytetään kuljetuksessa enintään +6 °C:ssa ja lämpimät vähintään +60 °C:ssa. Pitopalvelun omavalvontasuunnitelmassa kuvataan, miten kylmäketju pidetään yllä kuljetuksen aikana. Tarjoilulla huoneenlämmössä ruoka saa olla tyypillisesti enintään noin neljä tuntia, minkä jälkeen se hävitetään.
Tästä seuraa käytännön sääntö: mitä pidempi matka, sitä tärkeämpi kalusto. Lyhyellä kaupunkimatkalla Tampereella tai Turussa eristetyt lämpölaatikot riittävät. Kun ruokaa viedään 80 kilometrin päähän Keski-Suomen järvenrantaan, kokenut toimija käyttää kylmäautoa tai ottaa mukaan kylmälaukut ja lämpöhauteet.
Kokenut tilaaja kysyy etukäteen, millaisella kalustolla ruoka liikkuu. Hyvä pitopalvelu vastaa suoraan ja kertoo myös, mitataanko lämpötilat toimituksen yhteydessä.
Myytti: aikainen toimitus on aina turvallisempi
Moni juhlan järjestäjä pyytää ruoat paikalle jo aamulla ”varmuuden vuoksi”. Ajatus on ymmärrettävä, mutta se kääntyy helposti itseään vastaan.
Jos juhlatilassa ei ole riittävästi kylmätilaa, lohi, kananmunavoileivät ja majoneesipohjaiset salaatit seisovat tunteja liian lämpimässä. Kesähäissä heinäkuussa huonelämpö voi nousta 25 asteeseen. Kotitalouden jääkaappi ei vedä 60 hengen buffet’n tarjottimia, ja varhainen toimitus on siksi riskialttiimpi kuin täsmällinen.
Poikkeus on silloin, kun tilassa on ammattikeittiö kylmiöineen. Silloin aikaisempi toimitus antaa liikkumavaraa, ja sen voi sopia pitopalvelun kanssa.
Mitä kuljetus maksaa?
Kuljetus hinnoitellaan yleensä joko kiinteänä lähialuemaksuna tai kilometrihinnalla. Kaupungin sisällä tyypillinen kuljetusmaksu on 30-80 €, ja pidemmillä matkoilla laskutetaan usein 1-2 € kilometriltä edestakaiselta matkalta. Jotkut pitopalvelut toimittavat ilmaiseksi, kun tilaus ylittää esimerkiksi 500-1 000 €.
Erikseen laskutetaan usein astioiden ja kaluston nouto juhlan jälkeen. Jos nouto tapahtuu vasta seuraavana päivänä tai yöllä kello 23 jälkeen, hintaan voi tulla lisää. Sunnuntaisin ja juhlapyhinä, kuten juhannuksena, osa toimijoista perii viikonloppulisän. Tarkempi erittely kustannusten rakenteesta löytyy artikkelista pitopalvelun hinnoittelu ja mistä se koostuu.
Kotitalousvähennystä voi saada yksityishenkilönä tilatun pitopalvelun työn osuudesta, kuten paikan päällä tehdystä tarjoilutyöstä, mutta kuljetus ei kuulu vähennettäviin kuluihin. Pyydä siksi laskulle työn osuus eriteltynä.
Kuinka paljon ennen tilaus pitää tehdä?
Toimitusaika tarkoittaa myös sitä, kuinka paljon ennen tilaus pitää tehdä. Suomalaisten häiden sesonki osuu kesäkuun puolivälistä elokuun loppuun, ja suosituimmat pitopalvelut täyttävät lauantainsa 9-12 kuukautta etukäteen. Valmistujaisviikonloppuina kesäkuun alussa tilanne on sama: lakkiaispäivän kahvitarjoilu kannattaa varata viimeistään maaliskuussa.
Yrityksen kokoustarjoiluun riittää usein 2-5 arkipäivää, ja pienempään aamiaistilaukseen joskus vuorokausikin. Muistotilaisuus on oma lukunsa. Pitopalvelut ovat tottuneet siihen, että tilaus tulee 1-3 viikkoa ennen siunaustilaisuutta, ja moni pystyy järjestämään perinteisen kahvitarjoilun lyhyelläkin varoitusajalla. Lisää aiheesta kertoo artikkeli hautajaisten muistotilaisuuden tarjoilun valinnasta.
Yleisimmät virheet toimituksen sopimisessa
Ensimmäinen virhe on epämääräinen osoite. ”Mökki Ruoveden rannalla” ei riitä, kun kuljettaja etsii perille pimeällä metsätiellä. Ammattilainen pyytää tarkan osoitteen, karttapisteen ja tiedon siitä, mahtuuko pakettiauto pihaan.
Toinen virhe on unohtaa tilan aukioloaika. Seurakuntatalon avaimet saadaan usein vasta tuntia ennen tilaisuutta, ja silloin pitopalvelu seisoo lukitun oven takana. Varmista vuokranantajalta, milloin tilaan pääsee.
Kolmas virhe koskee yhteyshenkilöä. Hääpäivänä morsian tai sulhanen ei vastaa puhelimeen. Nimeä toimitukselle vastaanottaja, esimerkiksi bestman tai täti, jonka numero on pitopalvelulla.
Tarjouspyyntöön kannattaa kirjata toimitukseen liittyvät tiedot heti alussa:
Tarkka osoite ja ajo-ohjeet, myös pysäköinti ja kantomatka
Toimitusaika ja tarjoilun alkamisaika erikseen
Tilan varustelu: jääkaapit, uuni, sähköpistokkeet
Vastaanottaja nimen ja puhelinnumeron kanssa
Astioiden nouto: milloin ja kuka on paikalla
Kattava muistilista löytyy artikkelista pitopalvelun tarjouspyyntö ja mitä siinä tulee olla.
Esimerkki: valmistujaiset omakotitalon pihalla
Ajatellaan 50 vieraan ylioppilasjuhlaa Kangasalla. Juhla alkaa kello 14, ja menuun kuuluu kylmä buffet, kaksi voileipäkakkua ja kahvi täytekakun kanssa. Järkevä aikataulu on sopia toimitus kello 12.45, jolloin perheellä on vajaa puolitoista tuntia aikaa kattaa.
Tyypillinen ongelma ilmenee vasta juhlapäivänä: kotitalouden jääkaappiin ei mahdu kahta voileipäkakkua. Siihen ratkaisu on pyytää pitopalvelulta kylmälaukut lainaksi tai sopia kakut tuotavaksi erikseen 15 minuuttia ennen juhlaa. Kesäkuun alussa tämä voi olla ero onnistuneen ja hikoilevan voileipäkakun välillä.
UKK
Kuinka paljon ennen tarjoilua pitopalvelun pitää toimittaa ruoat?
Kylmät ruoat toimitetaan yleensä 45-90 minuuttia ja lämpimät 20-40 minuuttia ennen tarjoilun alkua. Jos ruoka viimeistellään paikan päällä, pitopalvelu saapuu 1,5-3 tuntia etukäteen.
Paljonko pitopalvelun kuljetus maksaa?
Kaupungin sisällä kuljetus maksaa tyypillisesti 30-80 €, pidemmillä matkoilla laskutetaan usein 1-2 €/km. Suuremmissa tilauksissa toimitus voi sisältyä hintaan.
Saako pitopalvelun kuljetuksesta kotitalousvähennystä?
Ei saa. Kotitalousvähennys voi koskea paikan päällä tehtyä työtä, kuten tarjoilua, mutta kuljetus ja raaka-aineet eivät ole vähennyskelpoisia.
Hyvin sovittu toimitus on puolet juhlasta
Toimitusaika lasketaan tarjoilun alusta taaksepäin, ja kylmille ja lämpimille ruoille sovitaan eri aika. Kysy pitopalvelulta kuljetuskalustosta, kirjaa tarjouspyyntöön osoite, tilan aukioloaika ja vastaanottaja, ja varaa kesäjuhlat ajoissa. Kun nämä ovat kunnossa, juhlapäivänä ei tarvitse ajatella logistiikkaa lainkaan.