Muistotilaisuuden ruokailu kirkon salissa tai seurakuntatilassa on monelle omaiselle luontevin vaihtoehto, koska siunaustilaisuus ja muistohetki pysyvät samassa pihapiirissä. Tämä artikkeli on tarkoitettu omaisille, jotka järjestävät hautajaisia ja miettivät, miten tarjoilu käytännössä hoidetaan seurakunnan tiloissa. Lopussa tiedät, mitä kysyä seurakunnalta, mitä tilata pitopalvelulta ja missä kohdissa aikataulu yleensä pettää.
Surun keskellä tehdyissä päätöksissä on harvoin varaa virheisiin. Hyvin suunniteltu tarjoilu antaa omaisille tilaa keskittyä vieraisiin eikä kahvinkeittimeen.
Mitä seurakunnan sali tarjoaa ja mitä ei
Seurakuntatalojen salit on rakennettu juuri muistotilaisuuksia, kastejuhlia ja seurakunnan omia tapahtumia varten. Useimmissa on 50-150 hengen sali, valmiit pöydät ja tuolit sekä keittiö, jossa on astianpesukone ja kahvinkeittimet. Varustelu vaihtelee silti paljon: Helsingin kantakaupungin seurakuntatalossa voi olla ammattikeittiötasoinen tila, kun taas pienen maaseutupitäjän kirkon sakastin vieressä on ehkä vain jääkaappi ja kaksi kahvinkeitintä.
Kokenut pitopalvelun keittiömestari kysyy ensimmäisenä kolme asiaa: onko tilassa uunia tai lämpöhauteita, kuinka paljon kylmätilaa on vapaana ja kuinka monelle hengelle astioita riittää. Vastaukset ratkaisevat, voidaanko lämmin ruoka viimeistellä paikan päällä vai tuodaanko kaikki valmiina lämpölaatikoissa.
Lähes kaikissa seurakuntatiloissa alkoholin tarjoilu on kielletty. Tämä harvoin haittaa, koska muistotilaisuuksissa juodaan perinteisesti kahvia, teetä ja mehua. Pitopalvelu ei siis tarvitse anniskeluoikeutta, mutta jos suku haluaa nostaa maljan vainajan muistolle, se tehdään tavallisesti muualla.
Muistotilaisuuden ruokailu seurakuntatilassa – näin se etenee
Tyypillinen kulku on tämä: siunaus kirkossa tai kappelissa kestää noin 45-60 minuuttia, minkä jälkeen saattoväki siirtyy haudalle ja sieltä seurakuntasaliin. Varsinainen muistotilaisuus kestää yleensä 2-3 tuntia. Pitopalvelulle tämä tarkoittaa, että ruoka on oltava katettuna siinä vaiheessa, kun ensimmäiset vieraat astuvat sisään haudalta – ei puolta tuntia myöhemmin.
Esimerkkitilanne, jonka moni omainen tunnistaa: siunaus alkaa kello 12, salin avaimet saa suntiolta vasta kello 12.30, ja vieraat saapuvat noin kello 13.15. Pitopalvelulla on siis alle tunti aikaa kantaa tavarat sisään, kattaa 60 hengen buffet, keittää kahvit ja lämmittää keitto. Tällaisessa aikataulussa on syytä tietää tarkasti, miten pitopalvelun kuljetus ja toimitusaika sovitetaan seurakunnan aukioloihin.
Kylmäketju on Ruokaviraston omavalvonnan ydin myös kirkon salissa. Kylmät ruoat säilytetään enintään +6 °C:ssa ja lämpimät vähintään +60 °C:ssa. Jos salin jääkaappi on jo täynnä seurakunnan omia tarvikkeita, pitopalvelu tuo kylmälaukut tai vaatii erillisen kylmätilan – asia kannattaa selvittää etukäteen eikä samana aamuna.
Tarjoilumuodot ja hintataso
Suomalaisessa muistotilaisuudessa kahvi on pääosassa. Perinteinen kokonaisuus on voileipäkakku, pullaa ja täytekakku, ja moni suku haluaa edelleen juuri tämän. Kahvitarjoilu maksaa pitopalvelulta tyypillisesti 10-20 €/hlö. Voileipäkakku on tarjoilun kantava osa, joten voileipäkakun tilaus muistotilaisuuteen kannattaa hoitaa yhdessä muun tilauksen kanssa.
Jos vieraita tulee kaukaa tai tilaisuus osuu lounasaikaan, kevyt ateria on kohteliaampi valinta. Lohikeitto ruisleivän kanssa ja jälkiruokana kahvi ja kakku maksaa noin 18-28 €/hlö. Lämmin buffet, jossa on esimerkiksi uunilohta, perunat, salaatit ja kahvi, liikkuu 30-45 €/hlö.
Erityisruokavaliot kuuluvat jokaiseen tilaukseen. Gluteeniton ja laktoositon versio voileipäkakusta pitää tilata erikseen, ja vegaanivaihtoehto keitosta onnistuu useimmilta pitopalveluilta ilman lisähintaa, kun siitä kerrotaan 5-7 päivää ennen tilaisuutta.
Yleisimmät virheet seurakuntatilan tarjoilussa
Ensimmäinen virhe on olettaa, että seurakunta hoitaa kaiken. Seurakunta vuokraa tilan, mutta kattaminen, tarjoilu ja tiskaus ovat useimmiten tilaajan vastuulla. Jos pitopalvelulta tilataan pelkkä noutotoimitus, joku suvusta seisoo kahvinkeittimen vieressä koko iltapäivän.
Toinen virhe on vierasmäärän alakanttiin arvioiminen. Muistotilaisuuksiin tulee usein 10-20 % ilmoittautuneita enemmän väkeä, koska naapurit ja entiset työkaverit saapuvat kutsumatta. Ammattilainen suosittelee kahvileipien mitoittamista noin 10 % yläkanttiin.
Kolmas virhe on unohtaa salin luovutusaika. Jos seurakunnalla on iltaharjoitus kello 17, salin on oltava tyhjä ja siivottu silloin. Purkuun kuluu 45-60 minuuttia, joten se on otettava huomioon jo tilausvaiheessa.
Myytti: kotitalousvähennys kattaa pitopalvelun työn
Moni omainen olettaa, että pitopalvelun tarjoilijoiden työosuuden voi vähentää verotuksessa. Kotitalousvähennys koskee kuitenkin vain kotona tai vapaa-ajan asunnolla tehtyä työtä. Kun muistotilaisuus pidetään kirkon salissa tai seurakuntatalossa, vähennystä ei saa lainkaan, eikä kuljetuksesta saa sitä missään tilanteessa.
Pitopalvelu on erikoistunut tuomaan ruoan asiakkaan valitsemaan paikkaan. Ravintolassa pidetty muistotilaisuus on eri asia, ja ravintolat löytyvät ravintolavertailuista. Pelkän tilan vuokraus kuuluu taas juhlatilapalveluihin.
Toimintajärjestys omaisille
Kun hautajaispäivä on sovittu, asiat kannattaa hoitaa tässä järjestyksessä:
1. Varaa sali seurakunnan virastosta ja kysy keittiön varustelu, avainten luovutusaika sekä salin vapautumisaika.
2. Pyydä 2-3 pitopalvelulta tarjous, jossa on hinta henkilöä kohden, tarjoiluhenkilökunta ja astiat eriteltyinä.
3. Kerää erityisruokavaliot viimeistään viikkoa ennen.
4. Vahvista lopullinen vierasmäärä 3-5 päivää ennen tilaisuutta.
5. Sovi, kuka suvusta on pitopalvelun yhteyshenkilö tilaisuuden aikana.
Tarkempia vinkkejä tarjoilun kokonaisuuteen löytyy artikkelista hautajaisten muistotilaisuuden tarjoilun valinta.
UKK
Saako seurakuntatilaan tuoda oman pitopalvelun?
Useimmiten saa. Osalla seurakunnista on kuitenkin oma emäntä tai sopimuskumppani, jota suositellaan tai edellytetään. Asia on syytä tarkistaa varauksen yhteydessä.
Kuinka paljon aiemmin pitopalvelu pitää tilata?
Hautajaiset pidetään yleensä 2-4 viikkoa kuoleman jälkeen. Pitopalvelu kannattaa varata heti, kun päivä on sovittu, viimeistään 10-14 päivää ennen. Kesä- ja joulukuussa kalenterit täyttyvät nopeammin.
Kuuluvatko astiat seurakunnan vuokraan?
Monessa seurakuntasalissa on omat astiat 80-150 hengelle, ja ne sisältyvät vuokraan. Astioiden pesu ja kaappeihin palauttaminen jäävät kuitenkin usein tilaajalle tai pitopalvelulle, joten tiskaus kannattaa sopia tarjouksessa erikseen.
Viimeinen vinkki ennen tilaisuutta
Seurakunnan sali on muistotilaisuudelle hyvä paikka, koska se on lähellä kirkkoa, kohtuuhintainen ja tuttu monille vieraille. Onnistuminen riippuu kuitenkin siitä, kuinka hyvin pitopalvelu, suntio ja omaiset tuntevat saman aikataulun. Kun avainten luovutus, keittiön varustelu, salin vapautumisaika ja vierasmäärä on kirjattu ylös, tilauksesta tulee kerralla oikea. Lähetä nämä tiedot pitopalvelulle sähköpostilla, niin kaikilla on samat tiedot.